Si lo que te ha dado más problemas son los costos de tu negocio, te comparto el siguiente artículo, el cual te ayudará a evitar que se te disparen los costos y, de esta forma puedas conseguir los resultados que esperas.
En Fullgestion te ayudarnos a administrar tu negocio de manera eficiente para que te preocupes más de la venta y la operación y menos de la administración y finanzas, donde te podemos ayudar nosotros. Escríbenos a contacto@fullgestion.cl.
¿Qué hacer para controlar los costos?
- Debes entender la diferencia entre costo y gasto
Lo primero es tener clara la diferencia entre costo y gasto. Costo es aquello que se asocia directamente al producto y gasto es aquello que necesitas para poder vender ese producto.
Si para fabricar un producto necesitas de mano de obra calificada, entonces ésta es parte del costo del producto. Si por el contrario, recibes el producto fabricado y necesitas que alguien venda o entregue el producto, la mano de obra es un gasto.
- Debes tener claro el Margen Operacional de tu negocio.
El Margen Operacional que genera tu negocio no lo determina solamente cuánto te costó tu insumo principal, debes considerar además todos los otros elementos que están presentes, pero que muchas veces no calculamos cuando hacemos la primera evaluación del negocio. Con esto me refiero a que debes sumar tu tiempo, el tiempo de las personas que te ayudan a entregar este producto o servicio, los gastos de administración, gastos de marketing, transporte, etc. Todo negocio tiene Costos Directos que determinan el Margen Bruto y Costos Indirectos que suman después para llegar al Margen Operacional.
Veamos un ejemplo. Si compraste 20 unidades de un producto (smartphones) a $300.000 y los quieres vender en $400.000, el primer cálculo que hacemos es Precio – Costo y ese resultado lo multiplicamos por la cantidad. Es decir: $400.000-$300.000 = $100.000. Luego multiplicamos $100.000 x 20 = $2.000.000. Esto no suena mal, pero en realidad tu Margen Operacional no será de $2.000.000, ya que siempre existirán otros costos y gastos asociados, tal como muestra la tabla adjunta.
En este ejemplo, el Margen Bruto es de $2.000.000, lo cual se ve muy bueno, pero el Margen Operacional es mucho más bajo y nos muestra la realidad del negocio, ya que considera todo lo que necesitas gastar para que la operación funcione. Probablemente tu negocio es más complejo que vender 20 unidades de un producto, pero lo que quiero ilustrar es que no debes dejar de considera todos los costos y gastos que pueden hacer que tu negocio gane menos de lo que pensabas en tu primer análisis.
- Crea un presupuesto por unidad
Una forma de control eficiente de los costos es tener claro cuánto te cuesta cada cosa unitariamente. Si vendes consultoría, debes saber cuál es el costo unitario de las horas hombre (HH) de cada una de las personas que trabajan contigo. Si vendes productos, tendrás más claro el costo de adquisición de cada uno de ellos. Esto te servirá para varias cosas:
- Podrás valorizar tu Stock.
- Tendrás un costo de referencia para buscar nuevos productos.
- Sabrás cuál es el costo mínimo al que puedes vender un producto en caso decidas realizar promociones y descuentos.
- Si haces pack de productos, tendrás el costo unitario por pack de manera exacta.
- Podrás ver las variaciones de costos durante el tiempo para tomar acción a tiempo.
- No elijas al proveedor más económico, sino al que te dé más confianza.
Es importante tener listado con proveedores de confianza. Lo barato sale caro y esto es más que cierto cuando se trata de un negocio. Lo más barato no es la mejor opción, ya que si optas por un proveedor muy económico, puede que el día que más lo necesites te deje plantado y los insumos que necesitas no te llegarán cuándo los necesitas. Esto impactará negativamente tu negocio porque no podrás entregar tu producto o servicio a tiempo.
Al momento de ir eligiendo proveedores, fíjate que sea confiable en cuanto a calidad, responsabilidad, tiempo de entrega, que te entregue un adecuado servicio de post venta y que la persona a la que le compras sea honesta. Parte haciendo compras pequeñas y ve cómo responde tu proveedor antes de hacer pedidos más grandes.
- Intenta tener al menos tres cotizaciones.
Si lo que vas a comprar es relevante para tu negocio, ya sea porque es una compra única pero implica gastar harto dinero, o porque es tu insumo principal, debes hacer el trabajo de solicitar al menos tres cotizaciones de lo que vas a comprar. Las áreas de costos o compras en general tienen la política de tener al menos tres cotizaciones, pero no todas lo hacen. En muchas empresas se saltan este paso y compran apurados y a la primera opción que encuentran. Si tienes tres proveedores, responsables y de confianza según lo explicado en el punto anterior, entonces siempre te será más fácil decidir.
- No compres apurado: planifica las compras con tiempo
Trata de definir cuándo necesitarás el insumo y planifícate para que el producto te llegue al menos dos semanas antes de cuando tendrás que usarlo. Un control eficiente del Stock disponible te permitirá comprar tranquilamente, con tiempo y de paso, te podrás ahorrar mucho dinero al tener la opción de elegir entre varios proveedores.
Si vendes alimentos perecibles, un restaurante por ejemplo, puedes conversar con un par de proveedores para que ellos se aseguren de tener todas las semanas los insumos que necesitarás.
- Evita la compra en exceso (sobre stock)
Supongamos que encuentras un excelente proveedor a un excelente precio. Si necesitas 100 unidades de un insumo X para vender durante los siguientes tres meses. ¡Compra solamente lo que necesites! Hace sentido comprar 120 unidades para acceder a menores costos por unidad y contar con un margen de sobre stock. Pero no hace sentido comprar 200 unidades, pues el riesgo es alto: te puedes quedar sin vender las unidades, deberás más en almacenaje y el control se te hará más difícil.
Bonus: El precio de tu producto o servicio no debe estar hecho como un margen sobre el costo.
Por último, no menos importante, debes saber que ponerle precio a tu producto o servicio basado en los costos es la peor estrategia de todas. Primero, porque no te estás enfocando en tu cliente, sino en el precio de tu competencia y en tus costos. El precio se debe poner en base al valor que entregas. Si el precio lo pones en base al costo, entrarás muy fácil a una guerra de precios, donde tus márgenes serán tan ajustados que no podrás entregar un buen servicio, ni mucho menos una experiencia. Es decir, competirás con otros cientos de proveedores que entregan lo mismo que tú por un precio muy parecido.
Si quieres ayuda con tu negocio, me puedes contactar al correo ivan.martinez@fullgestion.cl o por nuestras redes sociales.
