Armando un presupuesto financiero 101

Cuando un profesional asume un rol de liderazgo, viene asociado a la administración de recursos. Ya sean personas, dinero o equipos, generalmente se traduce en un presupuesto financiero.

Ese es el momento en el cual quienes vienen desde áreas que no son de finanzas se sienten abrumadas y un poco desmotivadas por el trabajo: “hay que enviar el presupuesto”.

Acá encontrarás algunos consejos para hacer este trabajo sin que sienta como una carga. En este post me enfocaré en los gastos, más adelante escribiré sobre los ingresos y otras partes del presupuesto financiero.

Si actualmente te encuentras en un cargo de responsabilidad con presupuesto a cargo, este artículo es para ti. Si sabes de alguien a quien le pueda servir esto, te agradeceré mucho que lo puedas compartir con esa persona.

¿Cuánto está permitido gastar?

En realidad, es un excelente punto de partida saber cuánto está permitido gastar. Si te desgastas en realizar reuniones, cálculos, proyecciones y estimaciones para llegar a que tienes un presupuesto de $10.000.000 (por ejemplo), solo para darte cuenta unas semanas después, que tu presupuesto máximo es de $8.000.000, habrás perdido mucho tiempo y realmente se sentirá como que hay que trabajar dos veces. Entonces, al partir haciendo el presupuesto, es válida la pregunta ¿Cuánto puedo gastar?

Si la respuesta es “lo que gastaste el año anterior más 5%”, ya sabes que no te puedes pasar de ese monto. Ese es un excelente punto de partida.

Lo que no es profesional y nunca debes hacer

Si te dicen que debes gastar un 5% más que el año pasado y tu presupuesto era de $10.000.000 para algún item en particular lo que NUNCA debes hacer es tomar el presupuesto del año anterior, multiplicarlo por 5% y enviar esto como tu presupuesto. Es decir $10.000.000 x 1,05 = $10.500.000.

Esto no es profesional y deja una muy mala imagen de tu trabajo. Significa que no entiendes el presupuesto que tienes a cargo, que no sabes administrar dinero y que tampoco te quieres dedicar a armar un presupuesto.

Todos tenemos poco tiempo, pero el presupuesto es una parte importante del trabajo si tienes un cargo de responsabilidad. Te han asignado la responsabilidad de administrar un área y los recursos asociados, por lo que administrar el dinero es parte del trabajo.

Por favor, no lo hagas.

Separa en las partidas requeridas y por mes

Un presupuesto de gastos generalmente tiene el siguiente formato:

Averigua el formato del presupuesto requerido en tu empresa y entrégalo tal cual en las partidas que piden, en la unidad monetaria que piden y mensualizado.

Entrega en el formato

Generalmente las áreas de finanzas tienen un formato para entregar el presupuesto: por mes, por ítem, en miles, en pesos, en dólares. Ya sea que haya que completar un Excel o subirlo a un sistema, realízalo de la manera que te lo piden y no de la manera que más te acomoda.

¿Qué pasa si entregas en otro formato?

Pasará que quienes deben consolidar el presupuesto lo transformarán al formato oficial y si tienen poco tiempo, puede que dejen fuera un ítem que era importante o que pongan un número donde no corresponde. Por ejemplo: que pongan el dinero para viajes en la sección de combustible.

Lo mejor para la organización donde trabajas es enviar el presupuesto en el formato que te lo piden. Es decir, preocúpate de entregar en tiempo y forma.

Pide ayuda

¿Qué pasa si eres técnico y realmente no entiendes mucho de finanzas?

A veces a los profesionales les da vergüenza pedir ayuda en estos aspectos y se entrampan en tratar de entender algo que no es su mundo realmente. Se gastan más horas de las necesarias para entender qué es una depreciación. En realidad, no tienen por qué saberlo, ya que vienen de otra área, pero es conveniente aprenderlo si estás a cargo de un área y sobre todo, entregar el presupuesto como corresponde.

Entonces lo mejor es pedir ayuda. Acá van algunas personas que te pueden ayudar a armar el presupuesto.

• Algún par que ya haya hecho antes el presupuesto.
• La persona que estaba antes de ti en el cargo.
• La gente de finanzas que envió los formatos.
• Algún colega con quien tengas una buena relación.

¡Incluso yo te puedo ayudar si lo necesitas! Es mi especialidad. He realizado presupuestos financieros por años y estaré feliz de ayudarte.

Realiza un manual con el paso a paso

Probablemente el año siguiente deberás hacerlo nuevamente, por lo que es sumamente recomendable que hagas un manual o una guía con los pasos y supuestos más importantes para que no tengas que empezar todo de nuevo.

Esto te servirá a ti en el futuro, en todos los trabajos donde debas hacer el presupuesto. Y también le servirá a la persona que venga después de ti.

El objetivo es hacer crecer el área en la que trabajas y que si algún día tienes que partir, dejar todo mejor que cuando llegaste.

Solicita el dinero que realmente necesitas

La mayoría de las empresas piden rebajar el presupuesto inicial. Entonces, algunos Gerentes o jefes como tú piden dinero de más, por si acaso lo rebajan. Entonces, entramos en un ciclo donde la información no es precisa. Eso es malo en todos sentidos.

Lo mejor es pedir lo que necesitas, siempre y cuando se enmarque en el presupuesto disponible. Si te piden rebajar el presupuesto, puedes hacer un esfuerzo, pero debes dejar en claro las cosas en las cuales no podrás gastar: menos viajes para visitar sucursales, por ejemplo.  Eso debe quedar por escrito en tu presupuesto.

Lo más importante es justificar por qué necesitas el dinero y por qué es importante para la empresa que se gaste ese dinero. Si no lo aprueban, no hay problema. Al menos tendrás tranquila tu conciencia de que lo hiciste bien.

Esto mantiene la conversación en un nivel profesional y de confianza.

Cómo evitar la trampa del ahorro

Generalmente la historia es la siguiente. Tienes $10.000.000 para gastar. A mitad de año has gastado $4.000.000, y llegan los amigos de finanzas (como yo) y te dicen que debes realizar un esfuerzo y gastar menos este año. Esto lo sé porque generalmente yo he sido la persona que da la noticia: el amigo de finanzas.

El resultado es que terminas gastando $9.000.000 y tu área ha generado un ahorro de $1.000.000 ¡Felicidades y muchas gracias por el esfuerzo!

Pero al año siguiente, tu presupuesto de partida ya no será de $10.000.000, si no de $9.000.000. Es decir, no te alcanzará el presupuesto para realizar la mantención que postergaste un año, o comprar el software que generaría más eficiencia, o incluso comprar los mouse ergonómicos para cuidar nuestras manos.

El consejo, haz el presupuesto a conciencia y justificando bien por qué requieres el dinero. Si dejaste de hacer algo un año, puede que sea riesgoso dejar de hacerlo otro año más. El costo de no hacer mantenciones puede ser mayor que un pequeño ahorro.

Hay gastos que en realidad no son gastos, son inversión

¿Y si quieres comprar sillas por que a todo el equipo le duele la espalda por las sillas viejas? Pues, eso no es gasto, ¡Es inversión! ¿y qué diferencia hay entre un presupuesto de gastos e inversión?

Sin profundizar mucho, el gasto es lo que necesitas para operar durante un año. La inversión es lo que necesitas para operar por más de un año: vehículos, computadores, máquinas, software, herramientas de trabajo de mayor costo. Todo puede ser considerado inversión y va en el presupuesto de inversión: CAPEX.

¿El consejo? La mayoría de estos gastos que se ponen en el presupuesto con el fin de mejorar las condiciones de trabajo, evitar un problema a futuro o hacernos más eficientes, en realidad no son gastos. Son inversión. Eso quiere decir que, en vez de ponerlos en el presupuesto de gastos, deberías presentarlos en el CAPEX o presupuesto de inversión.

A las empresas les gusta invertir, no tanto gastar. Entonces, si tienes un proyecto que generará beneficios para la empresa, preséntalo como un proyecto de inversión y evalúalo como tal. No lo pongas en gasto.

En resumen

Si estás a cargo de un área, gerencia o negocio debes administrar recursos. Uno de ellos es el dinero. Si te tomas en serio el presupuesto financiero tendrás una herramienta para ayudar a tu equipo a conseguir los resultados que necesitas.

Si requieres ayuda con el presupuesto me puedes contactar directamente o escribir a ivanmartinez@fullgestion.cl. Estaré feliz de ayudarte

Si quieres que escriba sobre otras cosas relacionadas con negocios y finanzas, no dudes en escribirme por interno

Si crees que esto puede ser de utilidad a otra persona, por favor compártelo.

#finanzas #jefatura #jefe # gerente #dirección #liderazgo #productividad #desempeño #kpi #controldegestion #desarrollo #profesional