Quienes hemos participado en reuniones, en algún momento hemos tenido esa sensación de que la reunión se está alargando más de lo necesario, la hora pasa, nuestra mente vuelve lentamente a pensar en otras cosas y, muchas veces, creemos que la reunión no va para ninguna parte. Esta situación se puede volver un poco estresante si tenemos tareas pendientes por realizar, porque es ahí cuando  empezamos a valorar cada minuto que pasa al interior del lugar de la reunión.

En FullGestión hemos implementado buenas prácticas para el mejor uso del tiempo en las reuniones de trabajo de nuestros clientes. Muchas de estas acciones han incrementado la productividad de las reuniones, por lo que acá te comparto algunos consejos que esperamos te sirvan a ti y a tu equipo para que las reuniones sean más efectivas usando menos tiempo.

  1. Definan un moderador. Lo primero es definir a la persona que será responsable de llevar la reunión de manera ordenada. Esta persona revisará entre otros puntos, que no se alarguen los comentarios, pues es bastante común que los participantes se desvíen del punto central el mismo quiere expresar. Otras veces las intervenciones no tienen ni siquiera que ver con el tema de la reunión en sí. Entonces, el rol del moderador toma especial importancia porque es quien velará por que la conversación se mantenga dentro de la agenda.

 

  1. Inviten a las personas que sean relevantes. Siempre es incómodo hablar de personas que no están en la reunión y a veces incluso nos damos cuenta de que era importante de que esa persona estuviera presente. En mi experiencia, es bueno invitar a la reunión a aquellas personas que estén involucradas en la causa y en la solución del problema, pues muchas veces quien es capaz de tomar alguna decisión al respecto ni siquiera está presente. La propuesta es simple, que participen los actores relevantes para tomar una decisión, de lo contrario tendrán que volver a juntarse en otra oportunidad. Es decir, más tiempo y explicar todo nuevamente.

 

  1. Inviten a las personas necesarias. El caso opuesto al anterior es cuando nos encontramos rodeados de más personas de las necesarias. Por ejemplo, está invitado el analista, su jefe, el jefe de su jefe, quien atendió al cliente, etc. ¿Se entiende no? La recomendación es inviten a quien puede (y debe) tomar una decisión y si necesitan que otra persona esté al tanto de la reunión, le piden que esté atenta al teléfono o disponible para ayudar a resolver alguna pregunta puntual.

 

  1. Busquen un lugar acorde al tema a tratar. Existen temas que son más delicados de tratar que otros. Es por ello que el lugar es muy importante. Si el tema de la reunión es delicado y el lugar de la reunión es abierto, esto permitirá que otras personas escuchen todo lo que se hablará durante la reunión. Como consecuencia los asistentes a la reunión no se sentirán cómodos, bajarán la voz o evitarán discutir tranquilamente, y por otra parte las personas que no fueron invitadas se sienten obligadas a escuchar lo que se está hablando. Si no tienes una sala de reunión, se puede hacer la reunión a un horario que no haya nadie, se pueden reunir en un lugar fuera de la oficina, pueden ir a un café que sea cómodo o incluso pueden arrendar una sala de reuniones por un par de horas. Créeme que lo valdrá.

 

  1. Acorta la agenda. En las organizaciones siempre habrán muchos temas que resolver y siempre quedará algo pendiente por hacer. A pesar de eso, las reuniones deben ser concretas y deben estar enfocadas en no más de tres puntos. De lo contrario, los asistentes se agotarán, distraerán, perderán el foco o tendrán ganas de estar en otro lugar porque sienten que no tienen mucho que aportar. Una agenda de tres puntos es mejor que una de diez. En honor al tiempo, hay que dedicarse a lo más importante, a lo más prioritario, al 20% que impacta en el 80% de los resultados. Si bien saldrán otros temas durante la reunión, estos deben ser registrados y seguirse en otras reuniones posteriores, y acorde al nivel de importancia. Se dice que el tiempo de mayor concentración de una persona es de 40 a 50 minutos aproximadamente, así que es una buena medida acortar la agenda y concentrarse en resolver lo más importante.

 

  1. Se debe explicar el objetivo de la reunión. Se debe explicar a los asistentes cuál es el objetivo de la reunión. Con esto en mente el equipo podrá concentrarse en el tema de fondo, se acostumbrará a hablar de lo más importante y hará más fácil el trabajo del moderador.

  1. ¡Celular solo para emergencias! En estos tiempos, todos hemos visto que al perder el interés en la reunión, una persona saca lentamente su teléfono del bolsillo, ve la hora, ingresa la clave, toma el teléfono y empieza a deslizar su dedo por las aplicaciones que llamen su atención. Seguramente si le preguntas te dirá que está respondiendo un correo, pero en realidad, la empresa no va a cerrar por que una persona no responde un correo. Si existe un correo muy importante lo puedes revisar antes de la reunión o puedes pedir a alguien que te ayude a manejar el tema durante la hora que estarás en reunión. El tema es que la reunión de trabajo no es el mejor momento para responder correos y mucho menos para ver temas personales, pues se vuelve incluso una falta de respeto hacia los demás participantes. La recomendación es guarda el teléfono, ponlo en silencio y si te llaman, puedes enviar un mensaje indicando que llamarás de vuelta. Si tu presencia ha sido requerida para la reunión es porque es importante que estés ahí.

 

Aún quedan otros puntos que te pueden ser de ayuda, pero esos los entregaremos en un próximo artículo. Si consideras este artículo te es de ayuda o le puede servir a otros, por favor, compártelo. También puedes revisar este y otros artículos en el blog de FullGestión.

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